Una reunión termina con aparente acuerdo, pero cada departamento sale con una interpretación distinta de lo que debe hacer. El problema puede estar en una petición ambigua, una pregunta que nadie formuló o una decisión que no quedó confirmada. La formación creativa permite trabajar situaciones de este tipo mediante experiencias en las que el equipo actúa, observa lo ocurrido y ensaya otra manera de comunicarse.
Su utilidad depende de la conexión con el trabajo. Una actividad original puede despertar interés, pero necesita un objetivo de aprendizaje reconocible. Si se pretende mejorar la coordinación, la sesión debe ofrecer oportunidades para practicar conductas como escuchar, comprobar una instrucción o explicar qué información necesita otro compañero para continuar una tarea.
Definir el problema antes de elegir la actividad
La preparación comienza con una descripción concreta de la dificultad. "Falta comunicación" puede referirse a mensajes incompletos, reuniones sin decisiones, poca participación o entregas entre departamentos que llegan tarde. Cada situación requiere un planteamiento distinto. También conviene saber quién participa, qué relaciones de trabajo existen y qué experiencias formativas ha tenido el grupo.
Viviendo del Cuento desarrolla formación para empresas en comunicación, liderazgo y desarrollo. Su propuesta formativa, disponible en www.viviendodelcuento.net, permite conocer cómo adapta las actividades a las necesidades de cada organización. El encargo debería concretar qué comportamiento se quiere practicar y cómo se reconocerá una mejora después de la sesión.
Un objetivo puede formularse como una acción observable: que quien recibe una petición confirme el resultado esperado, el plazo y las dudas pendientes. Esa precisión facilita diseñar el ejercicio y evita evaluar la formación solo por lo entretenida que haya resultado.
Utilizar la creatividad para hacer visible una dificultad
La improvisación, la construcción de relatos o la representación de situaciones ofrecen formas de explorar cómo circula un mensaje. Su función depende de las reglas del ejercicio. Una escena puede mostrar qué ocurre cuando dos personas usan la misma palabra con significados distintos o cuando alguien responde antes de haber entendido la petición.
Como ejemplo de diseño, un grupo podría recibir un encargo ficticio repartido en varias tarjetas, de modo que cada participante dispusiera de información diferente. Para resolverlo tendría que preguntar, compartir datos y acordar una interpretación. Este ejemplo ilustra una posibilidad formativa, sin describir una actividad concreta del catálogo de ninguna empresa.
La dificultad debe permitir experimentar sin convertirse en una trampa. Si las instrucciones son incomprensibles o el ejercicio depende de una destreza ajena al objetivo, el grupo puede concentrarse en adivinar qué quiere el formador. Un reto bien delimitado deja espacio para probar y ofrece material útil para la conversación posterior.
Practicar escucha, claridad y confirmación
Escuchar no consiste únicamente en esperar el turno para hablar. En el trabajo, implica identificar qué solicita la otra persona, qué necesita para avanzar y qué parte del mensaje todavía admite varias interpretaciones. Una formación puede dedicar una primera ronda a detectar esas lagunas y una segunda a reformular la conversación.
La práctica puede centrarse en acciones como estas:
- Reformular una petición con palabras propias y comprobar si se ha entendido correctamente.
- Separar los datos confirmados de las suposiciones antes de decidir.
- Cerrar una conversación con una tarea, una persona responsable y un plazo acordado cuando corresponda.
Viviendo del Cuento incorpora en su formación de comunicación aspectos como la voz, el ritmo y el control corporal. Estos recursos permiten explorar cómo se transmite un mensaje, junto con su contenido. El trabajo sobre la expresión debe estar al servicio de la comprensión, sin exigir que todas las personas adopten el mismo estilo al hablar.
El objetivo es que el mensaje pueda utilizarse para actuar. Una explicación elocuente puede seguir siendo incompleta si no aclara qué se espera del receptor. La revisión del ejercicio debe atender tanto a la forma de comunicar como a la información que realmente se ha compartido.
Crear condiciones para que participe todo el equipo
Las actividades creativas pueden resultar estimulantes para algunas personas y incómodas para otras. Conviene explicar de antemano qué se va a practicar y ofrecer formas de participación compatibles con el objetivo. Trabajar por parejas, observar una ronda o disponer de unos minutos para preparar una intervención puede facilitar la participación.
La presencia de responsables jerárquicos también influye en la conversación. La sesión necesita acuerdos claros para que una equivocación durante la práctica no se convierta en una etiqueta sobre la capacidad de un compañero. El análisis debe referirse a conductas observables, sin ridiculizar ni forzar revelaciones personales.
El idioma, las necesidades de accesibilidad y la posibilidad de participar a distancia deben formar parte del diseño. Una persona no debería quedar relegada porque la actividad exige leer demasiado deprisa, desplazarse de una manera determinada o improvisar en un idioma que no domina. Adaptar el formato permite conservar el propósito de aprendizaje.
Revisar la experiencia antes de pasar a otra dinámica
Después del ejercicio, el grupo necesita tiempo para reconstruir lo ocurrido. Qué información se compartió, dónde apareció una interpretación distinta y cómo se resolvió el desacuerdo son preguntas más útiles que decidir quién lo hizo mejor. Una revisión guiada ayuda a ordenar observaciones y convertirlas en alternativas que puedan practicarse.
Conviene distinguir hechos e interpretaciones. "La petición no incluía una fecha" describe algo comprobable. "El otro departamento nunca se implica" atribuye una intención y amplía el juicio más allá de la escena. El facilitador debe ayudar a concretar sin negar que puedan existir desacuerdos reales.
Una segunda ronda permite ensayar el cambio propuesto. Si el equipo acuerda confirmar los requisitos antes de empezar, puede repetir una tarea equivalente y observar qué sucede. Esa comparación dentro de la sesión ofrece información sobre el aprendizaje inmediato, aunque todavía no demuestra que la mejora se mantenga en el puesto de trabajo.
Llevar un acuerdo concreto a la actividad diaria
La transferencia requiere decidir dónde se aplicará lo practicado. Un equipo puede acordar un breve resumen al cerrar reuniones o una forma común de entregar tareas entre áreas. Conviene seleccionar pocos cambios, asignar su seguimiento y reservar un momento para revisar si están ayudando o necesitan ajustes.
Viviendo del Cuento contempla trabajar junto con el formador de la empresa o facilitar ese recurso cuando sea necesario. Coordinar la experiencia con quien conoce los procesos internos permite relacionar la actividad con situaciones reconocibles y preparar una continuidad que tenga sentido para el grupo.
La evaluación puede combinar la percepción de los participantes con ejemplos de aplicación. Interesa comprobar si las peticiones llegan más completas, si disminuyen las aclaraciones repetidas o si los acuerdos se registran de manera consistente. Cuando intervienen otros cambios organizativos, no debe atribuirse automáticamente toda mejora a la formación.
Una sesión creativa puede abrir una conversación y ofrecer práctica, pero los equipos necesitan condiciones para sostener lo aprendido. Cuando el objetivo está claro y existe seguimiento, la experiencia deja un recurso utilizable: una manera más precisa de escuchar, expresar necesidades y coordinar el siguiente paso.
